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銀座のITベンチャー社長のブログ

議事録と共有について

以前、Alphabet(google持株会社)の会長であるエリック・シュミット氏の退任のニュースの際に、NewsPicksでこんなコメントを目にしました。

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↓記事はコチラ

newspicks.com

 

これを読み、自分の行動を省みた時に完全に思考停止に陥り悪しき習慣を何の疑問も持たずに続けていたことに気付かされました。

 

・議事録係は一番新人(もしくは悪く言えば下っ端)

・それを見て議事録の直しを入れる

・OKだったら出す

 

コメントに書いて有ることそのままですが、よく考えてみれば会議の後に会議しているようなもので、不必要な時間をたっぷり使ってました。

 

合理的に考えれば

 

・議事録は一番偉い人が書く→決済者なので決定事項を間違わない

・中間の上司が直しを入れる必要もない(2人分時間節約)

・出した時点で基本的にはOK

 

である。

さらに、Google程の大組織の当時社長である人がメンバーに「間違いは無いか?抜け漏れはないか?」と確認していること。これがかなり重要だと個人的には思ってる。

 

日本では多くの企業が「議事録コレだからこの通りやっとけ」ってのがほとんどなのではないか。

 

役職に関係なく、合理的な方法を選び、メンバーにもきちんと確認をする。

そうすることで参加者当事者意識も醸成されるし、当然発言のし易い雰囲気にもつながる。

なおかつ、一番偉い人が爆速で議事録出してくるもんだから、全体を瞬時に理解する必要があり、事前準備無しでの会議参加もきっとなくなるでしょう。

 

合理的かつ自分と相手を最大限尊重し他やり方だと非常に感銘を受けました。

 

SIVAで取り入れていること

 

これを読んでから、議事録のスタイルを変えました。

社内MTGの場合は、

・基本的に、議事録のオーナーは決済者

・TOPICごとに議事録を書き足しながら進行

・最後にタスク・担当・スケジュールをざっと確認

・終わったらWorkPlaceに要点を書いてdocsのURLを投稿。

・抜けもれないか確認

 

これで基本的には30分以内に会議+議事録提出が終わり、タスク進行も非常にスムーズになりました。

 

社外の場合は

・打ち合わせと同時進行で議事録記述

・雑多なメモも記述

・終了後、議事録・メモ・記憶をすりあわせてすぐに整理し、workplaceにURL付きで投稿

 

これで、ほぼほぼ済んでしまいます。

社外の場合は特に、どちらがなにをしてなにに向かって何をいつまでに進めるかが曖昧になることがおおいので、それをハッキリさせて、打ち合わせ後に先手でそれを伝えてあげることでその後の仕事がスムーズに進んでいます。

 

使えるツールは非常にたくさんあるので、有効に使い合理性とコミット力をたかめつつ、惰性でしている仕事の習慣も改めて見直しながら仕事をしていく必要を強く感じました。

 

まだまだ直せるところはきっとたくさんあるので、随時修正しながら生産性の高い組織を創り上げていきます。